Geschäftsausstattung. Was dazugehört und in welcher Reihenfolge sie entsteht
Geschäftsausstattung ist die Summe der Dinge, mit denen dein Unternehmen im Alltag auftritt, von der Visitenkarte über Briefbogen und Rechnung bis zur E-Mail-Signatur und zur Präsentation. Sie macht aus einem Corporate Design Gebrauchsgegenstände, die jemand täglich in die Hand nimmt oder öffnet.
Entscheidend ist nicht, wie viele Teile es sind, sondern dass jedes Teil denselben Regeln folgt und dass andere es benutzen können, ohne dass du danebensitzt.
Ein weißer Streifen an der Kante: Wer schon Visitenkarten bekommen hat, bei denen der Hintergrund nicht ganz bis zum Rand reicht, kennt ihn. In der Druckerei heißt er Blitzer, und er entsteht, wenn die Datei keine Zugabe über die Schnittkante hinaus hat. Das Schneidemesser trifft nie auf den Zehntelmillimeter genau, und ohne Zugabe bleibt dann ein dünner Rest Papier sichtbar.
Der Fehler steckt nicht im Entwurf, sondern in der Datei, und er fällt meist erst auf, wenn die ganze Auflage gedruckt ist. Eine Geschäftsausstattung beginnt deshalb nicht bei der Gestaltung, sondern bei einer Reihenfolge, die solche Fehler vorwegnimmt.
Ich gehe die Teile in der Reihenfolge durch, in der sie sich in der Praxis bewährt haben, und nenne zu jedem, was du entscheidest und was in die Datei gehört. Am Ende wartet ein Test für fünf Minuten am Schreibtisch.
Das Logo kommt zuerst
Jedes Teil der Ausstattung setzt ein Logo voraus, und zwar in mehreren Fassungen. Du brauchst eine für helle Flächen, eine für dunkle, eine kompakte für schmale Felder und eine einfarbige für den Stempel. Fehlt eine davon, wird sie beim ersten Teil, das sie braucht, schnell und ungeprüft erfunden. Wie du das vorher klärst, steht in Logo erstellen lassen.
Ein Regelwerk für Abstände, Farbwerte und Schriften hält die einzelnen Teile danach zusammen. Wie es aussieht und was darin steht, beschreibt der Artikel zum Corporate Design Manual.
Die Visitenkarte ist das einzige Teil, das du überreichst
Alle anderen Teile liegen auf einem Bildschirm oder in einem Postfach, die Visitenkarte dagegen wird dir abgenommen, angeschaut und in der Hand gedreht. Papier, Druck und Lesbarkeit zählen hier deshalb mehr als bei jedem anderen Teil.
Das Endformat liegt in Deutschland bei 85 × 55 Millimetern, so geben es alle gängigen Druckereien an. Alles darum herum ist von Druckerei zu Druckerei verschieden: Die Zugabe über die Schnittkante liegt bei zwei bis drei Millimetern, und der Sicherheitsabstand für Text beträgt mehrere Millimeter. Nimm deshalb keine Zahl aus einem Artikel, auch nicht aus diesem, sondern das Datenblatt der Druckerei, bei der du druckst. Dazu kommen 300 dpi für Bilder und der Farbraum CMYK.
Was auf die Karte gehört, ist weniger, als viele denken: Name, Rolle, Kontakt und das Logo. Ein weiterer Satz hat auf der Rückseite Platz, wenn er etwas sagt, das sonst nirgends steht.
Die E-Mail-Signatur geht mit jeder Nachricht hinaus
Eine Visitenkarte erreicht die Menschen, denen du persönlich begegnest, die Signatur dagegen steht unter jeder Nachricht und erreicht auch die, die dich nie getroffen haben. Sie braucht das Logo in kleiner Fassung, dieselbe Schrift wie die Website, soweit das Mailprogramm sie darstellt, und wenige Zeilen Text mit Name, Rolle und Kontakt.
Ein häufiger Fehler ist eine schwere Bilddatei, die langsam lädt und bei manchen Empfängern als Anhang landet. Plane das Logo deshalb klein, als schlanke PNG-Datei, und sieh dir die fertige Signatur auch auf dem Handy an.
Der Briefbogen ist heute meist ein PDF
Ein gedruckter Briefbogen lohnt sich, wenn regelmäßig Post rausgeht. Wer Angebote und Verträge überwiegend per E-Mail verschickt, braucht vor allem eine Vorlage, die in jedem Programm gleich aussieht. Sie hat ein Feld für die Anschrift, eines für den Text und einen Fuß mit den Angaben zum Unternehmen.
Welche Angaben dort stehen müssen, hängt von deiner Rechtsform ab. Das kläre ich nicht, das klärt eine Steuerberatung oder deine Kammer. Ich plane den Platz dafür so ein, dass die Pflichtangaben das Design nicht stören, wenn sie feststehen.
Rechnung und Angebot sind die Teile, die am genauesten gelesen werden
Rechnung und Angebot gehören zu den Dokumenten, bei denen dein Gegenüber jede Zeile liest, und ein klares Tabellenlayout, gut lesbare Zahlen und ein ruhiger Kopf sind hier wichtiger als ein Muster. Vorlage heißt dabei: Du setzt Text und Beträge ein, und das Layout bleibt stehen.
An dieser Stelle verlieren viele ihre Linie. Die Visitenkarte ist gestaltet, die Rechnung kommt dagegen aus dem Buchhaltungsprogramm mit Standardschrift. Dieselbe Schrift und dieselben Farbwerte in der Vorlage lösen das in den meisten Fällen ohne großen Aufwand.
Die Präsentationsvorlage spart den Griff zur Standardfolie
Eine Präsentation entsteht meist unter Zeitdruck, und dann greift jeder zur Standardvorlage des Programms. Eine Vorlage mit Titelfolie, Textfolie, Bildfolie und Schlussfolie in den Schriften und Farben der Marke macht diesen Griff überflüssig.
Lege die Folien so an, dass nichts verrutscht, was stehen bleiben soll: Logo, Fußzeile und Seitenzahl gehören auf den Folienmaster und nicht auf die einzelne Folie.
Alles danach ist Zugabe
Stempel, Umschläge, Mappen, Notizblöcke und Aufkleber folgen erst, wenn die Teile davor stehen, denn sie halten den Auftritt nicht zusammen. Wer sie zuerst bestellt, gibt Geld an einer Stelle aus, an der ein Fehler am wenigsten kostet und der Gewinn am kleinsten ist.
Flyer, Broschüren und Kataloge gehören nicht in diese Reihe. Als Werbemittel folgen sie eigenen Regeln und einem anderen Zweck.
Fünf Minuten: der Schreibtisch-Test
Leg eine Visitenkarte, eine ausgedruckte Rechnung und den Ausdruck deiner E-Mail-Signatur nebeneinander auf den Tisch. Decke bei jedem Teil das Logo mit der Hand ab.
Beantworte eine Frage mit Ja oder Nein: Erkennst du an Schrift, Farbe und Abstand, dass die drei Teile von derselben Firma stammen? Bei einem Nein weißt du, welches Teil als Erstes angepasst wird.
Was danach kommt
Du hast drei Teile nebeneinander gesehen und weißt, welches abweicht. Zweite Frage, wieder Ja oder Nein: Kann jemand anderes in deiner Firma eine Rechnung schreiben, ohne dass sie anders aussieht als deine?
Wenn du magst, schauen wir gemeinsam drauf. Ich höre mir an, wofür du stehst, und sage dir, was ich sehe. Meine Brand-Material-Journey beginnt bei 480 € für die Geschäftsausstattung und richtet sich nach dem Umfang. Was dazugehört, steht unter Journeys.
Design ist mein Werkzeug, Kohärenz mein Ziel. Ob beides zusammenpasst, zeigt sich in der Geschäftsausstattung jeden Tag.
Häufige Fragen
Was gehört zur Geschäftsausstattung?
Zur Geschäftsausstattung gehören die Dinge, die dein Unternehmen im Alltag benutzt: Visitenkarte, Briefbogen, Briefumschlag, Rechnungs- und Angebotsvorlage, E-Mail-Signatur, Präsentationsvorlage und bei Bedarf Stempel oder Mappen. Flyer, Broschüren und Kataloge zählen als Werbemittel nicht dazu.
In welcher Reihenfolge entsteht eine Geschäftsausstattung?
Zuerst das Logo in allen Fassungen, dann die Visitenkarte, die E-Mail-Signatur und der Briefbogen, danach Rechnung, Angebot und Präsentation. Stempel, Umschläge und Mappen kommen zuletzt, weil sie den Auftritt nicht zusammenhalten.
Welche Maße hat eine Visitenkarte?
Das übliche Endformat in Deutschland ist 85 × 55 Millimeter. Beschnittzugabe und Sicherheitsabstand unterscheiden sich je nach Druckerei, deshalb gilt das Datenblatt der Druckerei, bei der gedruckt wird.
Brauche ich noch gedruckten Briefbogen?
Das hängt davon ab, wie oft Post rausgeht. Wer Angebote und Verträge meist als PDF verschickt, braucht vor allem eine Vorlage, die in jedem Programm gleich aussieht. Ein gedruckter Briefbogen lohnt sich bei regelmäßigem Postversand.
Welche Pflichtangaben gehören auf Briefbogen und Rechnung?
Das hängt von deiner Rechtsform ab. Welche Angaben stehen müssen, klärt eine Steuerberatung oder deine Kammer. Bei der Gestaltung wird dafür der Platz eingeplant, damit die Angaben das Design nicht stören.
Über den Autor
Christopher Hackmann ist Brand- und Kommunikationsdesigner in Berlin und Gründer von SoulVision Studio. Er hat einen Bachelor in Grafikdesign und Visueller Kommunikation der HMKW Berlin und ist ausgebildeter Mediengestalter Digital und Print (IHK). Er hat als Art Director in Kundenprojekten gearbeitet, Corporate Designs und Logos entwickelt und Designteams gebrieft. Er gestaltet Geschäftsausstattung als Teil eines Auftritts und baut die Reinzeichnung selbst. Deshalb beschreibt dieser Text sie von der Druckdatei her.
